การรับรองโนตารีคืออะไร ต่างจากรับรองสำเนาถูกต้องอย่างไร

               เชื่อว่าคำว่า การรับรองโนตารี โนตารีพับลิก (Notary Public) หรือ Notarial Services Attorney นั้น คงทำหลายคนสับสนไม่น้อย ไม่ว่าจะเป็นด้านความหมายว่าแปลว่าอะไร ทำเพื่ออะไร ทำให้ใคร ใครเป็นคนรับรอง โนตารีที่ว่านี้หน้าตาเป็นอย่างไร ทำไมคำนี้ดูยากและห่างไกลจากตัวเรามากๆ
               อย่างไรก็ตาม ขอบอกว่า ความจริงแล้วการโนตารีนี้มีความใกล้ตัวทุกคนและสำคัญมากกว่าที่คิด โดยเฉพาะผู้ที่ทำงาน ทำธุรกรรม เรียน หรือติดต่อกับต่างประเทศในโลกที่มีความ Globalization อย่างทุกวันนี้ หากคุณเป็นหนึ่งในบุคคลเหล่านี้ ควรทำความรู้จักกับเจ้าโนตารีนี้ไว้ให้ดี เนื่องจากจะช่วยให้เราทำเอกสารได้น่าเชื่อถือ ถูกต้องตามกฎหมาย และทำให้มั่นใจว่า การดำเนินการของคุณจะได้รับการยอมรับและสำเร็จลุล่วงได้ในท้ายที่สุด ยิ่งไปกว่านั้น บางกรณีหากไม่มีการรับรองโนตารี เอกสารของคุณก็จะใช้ในต่างประเทศไม่ได้เลย

 

WPK จะพาทุกคนไปทำความรู้จักการรับรองเอกสารแบบโนตารีและตอบทุกความสงสัยค่ะ

1. การรับรองโนตารีคืออะไร ต่างกันยังไงกับการรับรองสำเนาถูกต้องด้วยตนเอง ทำไมต้องรับรองโนตารี
2. ใครเป็นคนรับรองโนตารีได้บ้าง
3. เอกสารรับรองโนตารีนำไปใช้อะไรได้บ้างและจะต้องรับรองทุกครั้งทุกกรณีเลยไหม
4. ระยะเวลาดำเนินการนานแค่ไหน

การรับรองโนตารีคืออะไร ต่างกันยังไงกับการรับรองสำเนาถูกต้องด้วยตนเอง ทำไมต้องรับรองโนตารี

               เชื่อว่าการรับรองเอกสารที่ทุกคนคุ้นเคยก็จะเป็นการรับรองด้วยข้อความ “สำเนาถูกต้อง” หรือ “Certify True Copy” แล้วก็เซ็นลายเซ็นตนเองกำกับไว้ในสำเนาบัตรประชาชน ทะเบียนบ้าน หรือเอกสารส่วนตัวต่างๆ ใช่ไหมคะ ซึ่งการรับรองแบบนั้นก็เพียงพอและสามารถใช้ได้กับประกอบการทำธุรกรรม ทำสัญญา จดทะเบียน หรือทำนิติกรรมต่างๆ กับบรรดาคู่ค้า บริษัทหรือหน่วยงานราชการในประเทศไทยเราได้แล้ว ซึ่งในกรณีนี้จะเรียกว่า การรับรองสำเนาเอกสารด้วยตนเองหรือรับรองโดยเจ้าของเอกสาร
               แต่เอกสารที่รับรองสำเนาด้วยตนเองหรือรับรองโดยเจ้าของเอกสารเองเพียงอย่างเดียวนั้น ปกติไม่สามารถนำไปใช้ได้ในต่างประเทศ เนื่องจากว่า หน่วยงานปลายทางในต่างประเทศไม่อาจรู้ได้ว่าคนที่รับรองนั้นเป็นเจ้าของเอกสารตัวจริงหรือเปล่า มีคนแอบลงลายมือชื่อแทนมาหรือเปล่า มีคนแอบอ้างเอกสารของคุณและนำมาใช้หรือเปล่า ดังนั้น หน่วยงานในต่างประเทศจึงมักจะขอให้มีการรับรองโดยคนกลางอื่นที่น่าเชื่อถือในระดับนานาประเทศเพิ่มขึ้นมา เพื่อให้คนกลางดังกล่าวยืนยันให้คุณว่า เอกสารสำเนานี้ได้รับการถ่ายเอกสารหรือทำก็อปปี้มาอย่างถูกต้องตรงกันกับต้นฉบับ หรือลายมือชื่อตามเอกสารนี้เป็นลายมือชื่อของคนที่เซ็นจริงๆ ไม่ได้มีการปลอมแปลงใดๆ สถานะทางกฎหมายของบริษัทนั้นมีอยู่จริงตามกฎหมาย กรรมการผู้นั้นเป็นผู้ทีมีอำนาจกระทำการแทนบริษัทจริงๆ วุฒิการศึกษาที่ยื่นมานี้เป็นเอกสารถูกต้องแท้จริง เป็นต้น ตามที่หน่วยงานปลายทางจะขอให้รับรองว่าอย่างไร (แต่จะรับรองได้แค่ไหนก็ต้องดูกฎหมาย ระเบียบข้อบังคับที่เกี่ยวข้องประกอบอีกทีนะคะ) ซึ่งคนกลางที่จะรับรองให้ที่ว่านี้ก็คือ โนตารี นั่นเอง เราจึงมักจะพบเห็นกันบ่อยๆ ว่าเค้าเรียกลักษณะการรับรองแบบนี้ว่า การรับรองโดยโนตารี หรือ โนตารีพับลิก หรือ Notarization นั่นเอง
               (ทั้งนี้ คนกลางที่ทำการรับรองดังกล่าวนั้น สามารถรับรองให้น่าเชื่อถือเพิ่มขึ้นไปอีกระดับหนึ่งได้ โดยคนกลางจะเป็นสถานกงสุล หรือสถานทูตได้ด้วย โดยจะเป็นระดับการรับรองที่เรียกว่า Legalization, Apostille แล้วแต่กรณี ซึ่งทาง WPK จะพาคุณไปทำความรู้จักในภายหลังนะคะ ในบทความนี้ขออนุญาตกล่าวถึงเพียงการรับรองโนตารีอย่างเดียวก่อน)
               เอกสารจากต่างประเทศก็เช่นกันนะคะ หากเราจะนำเอกสารของต่างประเทศมาใช้ในไทยเรา โดยเฉพาะอย่างยิ่งใช้ยื่นกับหน่วยงานราชการหรือศาลนั้น เอกสารจะต้องผ่านการรับรองโดยโนตารีมาก่อนเช่นกันจึงจะสามารถใช้ยื่นหรือใช้อ้างอิงได้ หากไม่มีการรับรองโดยโนตารีมาก่อน หน่วยงานราชการอาจปฏิเสธไม่รับเอกสารนั้น โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ศาลจะไม่รับฟังเอกสารนั้นเป็นพยานหลักฐานในคดีเลยค่ะ ทั้งนี้ตามนัยแห่ง มาตรา 47 ประมวลกฎหมายวิธีพิจารณาความแพ่ง คำพิพากษาศาลฎีกาที่ 1720/2532, คําพิพากษาฎีกาที่ 4050/2562, คําพิพากษาฎีกาที่ 101/2536, คําพิพากษาฎีกาที่ 7378/2538
               ถ้าถามว่าทำไมจึงต้องรับรองโนตารีก่อน นั่นก็เป็นเพราะเหตุผลเดียวกันเลยค่ะ เราหรือหน่วยงานราชการหรือศาลนั้น ไม่อาจรู้ได้ว่าใครทำเอกสารขึ้นมา เอกสารสำเนามาถูกต้องไหม เอกสารแท้จริงไหม น่าเชื่อถือไหม ใครเซ็น เราก็ต้องดูว่าเอกสารนั้นมีคนกลางที่น่าเชื่อถืออย่าง โนตารี รับรองเอกสารมาก่อนเช่นเดียวกัน
               ดังนั้น โดยสรุป การรับรองโนตารี คือ การนำเอาเอกสารต่างๆ ทั้งเอกสารส่วนบุคคลของคุณ เอกสารบริษัท เอกสารทางราชการ หรือเอกสารอื่นๆ ที่จะนำไปใช้ในต่างประเทศ มารับรองโดยโนตารี เพื่อให้มีความน่าเชื่อถือและสามารถใช้ได้ตามกฎหมายนั่นเอง

ใครเป็นคนรับรองโนตารีได้บ้าง

อันดับแรกเราจะต้องดูว่า เอกสารนั้นเป็นกรณีไหน ใน 2 กรณีด้านล่างนี้:

1. เอกสารของประเทศไทย จะนำไปใช้ในต่างประเทศ
2. เอกสารของต่างประเทศ จะนำมาใช้ในประเทศไทย

กรณีที่ 1. เอกสารของประเทศไทย จะนำไปใช้ในต่างประเทศ

กรณีนี้ การรับรองโนตารีจะรับรองโดย ทนายความผู้มีใบอนุญาตโนตารี เป็นการเฉพาะ ซึ่งเรียกว่า “Notarial Public Services Attorney” ค่ะ นั่นหมายความว่า ไม่ใช่ทนายความทุกคนที่มีเพียงใบอนุญาตว่าความหรือตั๋วทนายนั้นจะสามารถรับรองโนตารีได้ แต่จะต้องเป็น ทนายความที่มีใบอนุญาตโนตารีเป็นการเฉพาะเท่านั้น ซึ่งใบอนุญาตโนตารีดังกล่าวนั้นออกโดย สภาทนายความ ในพระบรมราชูปถัมภ์ อนุญาตให้ทนายความคนดังกล่าวมีอำนาจในการเป็นผู้ทำการรับรองเอกสาร และรับรองลายมือชื่อ ตามข้อบังคับสภาทนายความว่าด้วยการขึ้นทะเบียนทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร พ.ศ. 2551 และระเบียบว่าด้วยการขึ้นทะเบียนทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร พ.ศ. 2552

ทั้งนี้ กล่าวโดยสรุป คุณสมบัติของ ทนายผู้รับรองเอกสารโนตารี มีดังต่อไปนี้ค่ะ:
(1) เป็นทนายความผู้มีใบอนุญาตว่าความ
(2) ผ่านการอบรม การสอบ และการขึ้นทะเบียนทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อผ่านสภาทนายความ ในพระบรมราชูปถัมภ์
(3) มีใบอนุญาตในการรับรองเอกสารโนตารี

แต่อย่างไรก็ตาม แม้ว่าคุณจะพบกับ ทนายความผู้มีคุณสมบัติทั้งหมด 3 ประการข้างต้นแล้ว ก็ ไม่ใช่เรื่องง่ายที่เอกสารของคุณจะได้รับการรับรองอย่างถูกต้องและนำเอกสารไปใช้ได้เลย เนื่องจากว่า หากรับรองเอกสารผิดประเภท หรือรับรองเนื้อหาผิด ก็มีความเสี่ยงทำให้การดำเนินการของคุณไม่สำเร็จลุล่วงหรือโดนปฏิเสธเอกสารได้ด้วยเช่นกัน ดังนั้น จึงขอแนะนำให้ตรวจสอบความน่าเชื่อถือและเลือกทนายความผู้ที่มีใบอนุญาตโนตารีที่มีประสบการณ์เกี่ยวกับการดำเนินการต่างประเทศมารับรองให้ เพื่อให้ทางทนายความช่วยพิจารณาดูประเภทและเนื้อหาการรับรองเอกสารให้ดี เพื่อให้มั่นใจว่าถูกต้องตรงกับข้อกำหนดของหน่วยงานในประเทศปลายทาง และสามารถบังคับใช้ในต่างประเทศได้ตามกฎหมาย

หากคุณต้องการความมั่นใจ ขออนุญาตเสนอ WPK เป็นทางเลือกสำหรับคุณ เพราะเรามีทีมทนายผู้มีประสบการณ์การรับรองเอกสารโนตารีกว่าสิบปี โดยเป็น ทนายความที่มีความถนัดด้านกฎหมายระหว่างประเทศ อีกด้วย ทำให้คุณสามารถนำเอกสารไปใช้งานได้ รับรองถูกต้อง มีความน่าเชื่อถือ คุณสามารถปรึกษาทนายผู้เชี่ยวชาญได้โดยตรง และยังสามารถเลือกบริการด่วนพิเศษเพื่อให้นำเอกสารไปใช้งานได้ทันท่วงทีอีกด้วย

กรณีที่ 2. เอกสารของต่างประเทศ จะนำมาใช้ในประเทศไทย
               โดยส่วนมากในต่างประเทศนั้น ผู้รับรองโนตารีจะไม่ใช่ทนายความผู้มีใบอนุญาตโนตารีอย่างในประเทศไทย แต่จะเป็น หน่วยงานของรัฐที่ชื่อว่า “Notary Public” เลย และในหน่วยงานนั้นๆ จะมีเจ้าหน้าที่ของรัฐผู้ดำรงตำแหน่งโนตารีมาดำเนินการรับรองโนตารีให้ เช่น ในประเทศญี่ปุ่น เจ้าหน้าที่โนตารีก็จะเป็นผู้พิพากษาเก่า หรือในประเทศอังกฤษ การแต่งตั้งโนตารีจะผ่าน Faculty Office of the Archbishop of Canterbury เป็นต้น ทั้งนี้ โดยส่วนมากจะถือเป็นหน่วยงานและเป็นเจ้าหน้าที่ของรัฐ ดังนั้น เราจะต้องศึกษาให้ดีว่าแต่ละประเทศต้องขอรับโนตารีที่ไหน

กล่าวโดยสรุป การรับรองโนตารีในประเทศไทยนั้น เฉพาะทนายความผู้มีใบอนุญาตโนตารี ที่ออกโดยสภาทนายความ ในพระบรมราชูปถัมภ์เท่านั้น ทั้งนี้ ขอแนะนำให้เลือก ทนายความผู้มีใบอนุญาตดังกล่าวที่มีประสบการณ์และความน่าเชื่อถือ เพื่อให้มั่นใจว่าเอกสารจะสามารถนำไปใช้ได้ตามกฎหมายและดำเนินธุรกรรมสำเร็จลุล่วง

ต้องรับรองโนตารีในกรณีไหนบ้าง แล้วจะรู้ได้ยังไงว่าต้องรับรองโนตารี

               อีกหนึ่งคำถามสำคัญที่เรามักได้ยินเสมอ คือ ต้องรับรองโนตารีในกรณีไหนบ้าง แล้วจะรู้ได้ยังไงว่าต้องรับรองโนตารี วันนี้เรามีคำตอบที่อ่านเข้าใจง่ายๆ ให้ค่ะ

ต้องรับรองโนตารีในกรณีไหนบ้าง คำตอบก็คือ จริงๆ ไม่มีกฎเกณฑ์ที่ตายตัวเพียงอย่างเดียวของทุกประเทศ แต่ส่วนมากแล้วเอกสารแทบจะทุกกรณีที่มีการยื่นต่อหน่วยงานต่างประเทศ ไม่ว่าจะเป็นประเทศใด จะต้องได้รับการรับรองจากโนตารีค่ะ

            แล้วจะรู้ได้ยังไงว่าต้องรับรองโนตารี คำตอบก็คือ เราสามารถตรวจสอบกับหน่วยงานในต่างประเทศที่เราจะนำไปยื่นได้ค่ะ โดยปกติแล้วหน่วยงานนั้นๆ จะมีลิสต์รายการเอกสารแจ้งมาเลยว่าเอกสารใดบ้างจะต้องทำการรับรองโดยโนตารี หรือหากเป็นการยื่นเอกสารต่อศาลในต่างประเทศ ส่วนมากแล้วจะต้องรับรองโนตารีทุกกรณี ดังนั้น เราจึงต้องประเมินให้ดีก่อนว่าเอกสารเราจะไปใช้กับหน่วยงานไหน และกรณีไหน ทั้งตามข้อกำหนดของหน่วยงานนั้นๆ หรือตามกฎหมายของประเทศนั้นๆ

            ทั้งนี้ จากประสบการณ์ของเรา กรณีที่มักจะต้องยื่นเอกสารที่ได้รับการรับรองโนตารีมีดังต่อไปนี้:

• การรับรองเอกสารที่จะนำยื่นส่งต่อศาลในต่างประเทศ ไม่ว่าจะเป็นหนังสือมอบอำนาจ หรือพยานหลักฐานในคดี
• การรับรองเอกสารเพื่อการจัดตั้งนิติบุคคล และการทำธุรกรรมในต่างประเทศ เช่น การจดทะเบียน MOHA account กับ EU การทำสัญญาระหว่างคู่ค้าในต่างประเทศ การยื่นเอกสารต่อธนาคารในต่างประเทศ เป็นต้น
• การรับรองใบสมัครเรียนและเอกสารประกอบ เช่น วุฒิการศึกษา ประวัติการศึกษา ประวัติการทำงาน ใบรับรองการศึกษาอื่นๆ เพื่อเรียนต่อในต่างประเทศ
• การรับรองเอกสารเพื่อทำการจดทะเบียนสมรส หย่า หรือพินัยกรรม
• การรับรองคำแปลเอกสาร การรับรองการลงลายมือชื่อของผู้แปลเอกสารเป็นภาษาอังกฤษ
• การรับรองสำเนาเอกสาร ทั้งเอกสารส่วนบุคคล เช่น หนังสือเดินทาง บัตรประชาชน ใบสูติบัตร ใบมรณะบัตร วุฒิการศึกษา ทะเบียนบ้าน โฉนดที่ดิน เอกสารของนิติบุคคล เช่น หนังสือรับรอง บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น ข้อบังคับ บริคณห์สนธิ เป็นต้น และเอกสารราชการ
• การรับรองเอกสารรับรองถิ่นที่อยู่ หลักฐานแสดงที่อยู่ ใบเสร็จ รายการเดินบัญชี บัญชีธนาคาร หลักฐานทางการเงิน
• การรับรองลายมือชื่อ ทั้งของบุคคลธรรมดา หรือกรรมการของห้างหุ้นส่วน นิติบุคคล ว่าผู้จะลงลายมือชื่อเป็นบุคคลนั้นจริง
• การรับรองข้อเท็จจริง คำให้การ
• การรับรอง Affidavit คำสาบาน หรือ Oath, Sworn ในกรณีต่างๆ เช่น การขอวีซ่าในยุโรป ใบอนุญาตการทำงาน เป็นต้น
• การรับรองลายมือชื่อของกรรมการผู้มีอำนาจ ตัวแทนของกรรมการผู้มีอำนาจ รวมถึงรับรองสถานะกรรมการว่าเป็นกรรมการผู้มีอำนาจตามกฎหมาย รับรองสถานะผู้ถือหุ้นตามกฎหมาย
• การรับรองฐานะนิติบุคคล ลายมือชื่อและอำนาจกระทำการของผู้ลงลายมือชื่อในเอกสาร
• การรับรองการจัดทำเอกสารในนามบุคคล หรือบริษัท

ทั้งนี้ ยังมีกรณีอื่นๆ อีกมากมาย หากท่านไม่แน่ใจ สามารถปรึกษาทางทีมทนายของ WPK ได้นะคะ เรามีประสบการณ์การรับรองเอกสารมาอย่างยาวนาน จะช่วยท่านหาคำตอบในการดูข้อกำหนดรวมถึงกฎหมายของประเทศปลายได้อย่างแน่นอนค่ะ

ระยะเวลาดำเนินการ

สำหรับการรับรองเอกสารโนตารีของ WPK เรานั้น จะใช้เวลาไม่เกิน 2 วันทำการค่ะ เนื่องจากเรามีทีมทนายหลายท่านคอยให้บริการ ทั้งนี้ หากต้องการเอกสารแบบด่วน สามารถเลือกได้ว่า จะเอาแบบด่วน คือส่งไปรษณีย์ภายใน 24 ชั่วโมง หรือด่วนพิเศษ คือภายใน 1 ชั่วโมงได้ค่ะ โดยในกรุงเทพฯ นั้นยังสามารถขอให้ส่งทางแมสเซ็นเจอร์เพื่อความรวดเร็วเพิ่มขึ้นได้

ขั้นตอนการขอรับรองเอกสารโนตารี

1. ติดต่อมาตามช่องทางใดก็ได้ทางด้านล่างได้เลยนะคะ แอดมินจะทำการตอบกลับโดยเร็วที่สุดค่ะ
   • 📍 ไลน์: @wpknotary
   • 📧 อีเมล: info@wpk-notary.com
   • 📍 เฟซบุ๊ค: https://www.facebook.com/wpknotary
2. ทาง WPK เราจะประเมินราคาและระยะเวลาดำเนินการตามความต้องการโดยเร็วที่สุด ทั้งนี้ หากต้องการให้ออกเป็นใบเสนอราคาก็สามารถแจ้งได้เลยนะคะ
   นอกจากนี้ ทาง WPK เรายึดถือการรักษาความลับของลูกค้าเป็นสิ่งสำคัญที่สุด จะไม่มีการเปิดเผยข้อมูลลูกค้าไม่ว่ากรณีใด เว้นแต่ลูกค้าร้องขอหรือได้รับการเรียกร้องตามกฎหมายพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล แต่หากลูกค้าต้องการ ทางเราสามารถเซ็นสัญญารักษาความลับ (Non-disclosure Agreement หรือ NDA) ได้ค่ะ
3. ชำระค่าบริการรับรองเอกสารโนตารี
4. ส่งเอกสารมาที่ WPK (ถ้ามี)
5. ทาง WPK ดำเนินการรับรองเอกสารโดยโนตารี
6. ส่งเอกสารให้ลูกค้า ภายในระยะเวลาและช่องทางตามที่ลูกค้าแจ้ง

เพราะเราเชื่อว่า เอกสารที่ดีและการดูแลอย่างมืออาชีพ คือกุญแจสำคัญสู่ความสำเร็จของคุณ