บริการแปลเอกสารกฎหมายสำหรับสำนักงานทนายความ: ทำไมควรมีพาร์ทเนอร์แปลประจำ

สำนักงานทนายความที่รับคดีหรือธุรกรรมข้ามพรมแดนมักต้องแปลสัญญา หนังสือรับรองบริษัท เอกสารศาล อีเมล และพยานเอกสารภาษาต่างประเทศภายในเวลาจำกัด การมีผู้ให้บริการแปลเอกสารกฎหมายเป็นพาร์ทเนอร์ประจำช่วยลดเวลาคัดเลือกผู้แปล รักษาความสม่ำเสมอของศัพท์กฎหมาย และกำหนดมาตรฐานด้านความลับ ความปลอดภัยของข้อมูล และระยะเวลาดำเนินการไว้ล่วงหน้า

อย่างไรก็ดี การเลือกพาร์ทเนอร์ไม่ควรพิจารณาเพียงความเร็วหรือราคา แต่ควรตรวจสอบประสบการณ์ด้านกฎหมาย กระบวนการตรวจทาน การรักษาความลับ การปฏิบัติตาม PDPA และเงื่อนไขสำหรับงานเร่งด่วนร่วมด้วย

การแปลเอกสารกฎหมายต่างจากการแปลทั่วไปอย่างไร

การแปลเอกสารเพื่อใช้ประกอบคดีแตกต่างจากการแปลเอกสารทั่วไป เพราะต้องอาศัยความเข้าใจศัพท์กฎหมายทั้งสองภาษา ความคุ้นเคยกับรูปแบบเอกสารศาล และความละเอียดรอบคอบในการถ่ายทอดความหมายให้ตรงกับต้นฉบับ

ดังที่เคยกล่าวไว้ในบทความก่อนหน้าเรื่องคุณสมบัติผู้แปลเอกสารยื่นศาล กฎหมายไทยไม่ได้กำหนดคุณสมบัติผู้แปลไว้ตายตัว แต่ความน่าเชื่อถือของคำแปลยังคงอยู่ภายใต้การตรวจสอบและดุลพินิจของศาล ผู้แปลเอกสารกฎหมายจึงไม่จำเป็นต้องเป็นทนายความในทุกกรณี แต่ควรมีความรู้ด้านภาษาและศัพท์กฎหมายที่เกี่ยวข้อง รวมถึงมีกระบวนการตรวจทานที่เหมาะสมกับวัตถุประสงค์ของเอกสาร

ประโยชน์ของการมีพาร์ทเนอร์แปลเอกสารกฎหมายประจำ

การมีผู้แปลที่ทำงานร่วมกับสำนักงานทนายความอย่างต่อเนื่อง ช่วยให้ผู้แปลสะสมความคุ้นเคยกับรูปแบบการเขียนและคำศัพท์เฉพาะที่สำนักงานนั้นใช้ ทำให้งานแปลแต่ละครั้งมีความสอดคล้องกันมากขึ้น เนื่องจากผู้แปลที่มีประสบการณ์ด้านเอกสารกฎหมายมักเข้าใจโครงสร้างเอกสาร ศัพท์เฉพาะ และความสำคัญของการรักษาความหมายให้สอดคล้องกับต้นฉบับ ซึ่งช่วยลดข้อผิดพลาดที่อาจนำไปสู่การโต้แย้งเกี่ยวกับความถูกต้องของคำแปลหรือการต้องแก้ไขเพิ่มเติม โดยสำนักงานทนายความควรให้ข้อมูลบริบทเท่าที่จำเป็นต่อการแปลเท่านั้น

คดีความหลายประเภทมีกรอบเวลาที่จำกัด ไม่ว่าจะเป็นกำหนดยื่นคำให้การ กำหนดนัดสืบพยาน หรือคำสั่งศาลที่ให้จัดทำคำแปลภายในระยะเวลาที่กำหนด การมีพาร์ทเนอร์ประจำที่เข้าใจขั้นตอนการทำงานของสำนักงานอยู่แล้วช่วยลดเวลาเริ่มต้นงาน เนื่องจากมีรูปแบบไฟล์ ช่องทางติดต่อ คำศัพท์ และขั้นตอนตรวจรับงานที่ตกลงกันไว้แล้ว ข้อตกลงระยะยาวยังเปิดโอกาสให้ทั้งสองฝ่ายกำหนดกรอบเวลาตอบรับงาน ระยะเวลาดำเนินการ ช่องทางสำหรับงานเร่งด่วน หรือการสำรองกำลังการผลิตไว้ล่วงหน้าได้ชัดเจนกว่าการติดต่อเป็นครั้งคราว

การรักษาความลับของลูกความและหน้าที่ตาม PDPA

เอกสารประกอบคดีมักมีข้อมูลที่เป็นความลับของลูกความ ทั้งข้อมูลทางธุรกิจ ข้อมูลทางการเงิน หรือข้อมูลส่วนบุคคล ทนายความมีหน้าที่ตามหลักวิชาชีพและข้อบังคับว่าด้วยมรรยาททนายความในการรักษาความลับของลูกความ

ข้อบังคับสภาทนายความว่าด้วยมรรยาททนายความ พ.ศ. 2529 และที่แก้ไขเพิ่มเติม ข้อ 11 กำหนดว่า ทนายความต้องไม่เปิดเผยความลับของลูกความที่ได้รู้ในหน้าที่ของทนายความ เว้นแต่จะได้รับอนุญาตจากลูกความนั้นแล้ว หรือโดยอำนาจศาล เมื่อสำนักงานทนายความส่งเอกสารคดีให้บุคคลภายนอกแปล จึงควรมั่นใจว่าผู้ให้บริการแปลมีมาตรฐานการรักษาความลับที่สอดคล้องกับหน้าที่ดังกล่าวของทนายความด้วย

ในมุมของกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล โดยทั่วไป หากสำนักงานทนายความเป็นผู้กำหนดวัตถุประสงค์ของการใช้ข้อมูล และผู้ให้บริการแปลประมวลผลข้อมูลตามคำสั่งของสำนักงานเท่านั้น สำนักงานทนายความอาจมีสถานะเป็นผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคล (Data Controller) ตามพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 และผู้ให้บริการแปลอาจมีสถานะเป็นผู้ประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล (Data Processor) อย่างไรก็ดี สถานะที่แท้จริงต้องพิจารณาจากบทบาทและการดำเนินงานของแต่ละฝ่ายในแต่ละกรณี

เอกสารคดีบางประเภทอาจมีข้อมูลส่วนบุคคลที่มีความอ่อนไหว เช่น ข้อมูลสุขภาพหรือประวัติอาชญากรรม จึงควรกำหนดสิทธิการเข้าถึงข้อมูลตามความจำเป็น ใช้ช่องทางรับส่งไฟล์ที่เหมาะสม และกำหนดระยะเวลาการเก็บรักษาหรือการลบไฟล์หลังสิ้นสุดงานให้ชัดเจน

ควรมี NDA และ Data Processing Agreement หรือไม่

หากผู้ให้บริการแปลมีสถานะเป็นผู้ประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล มาตรา 40 กำหนดว่าผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคลต้องจัดให้มีข้อตกลงระหว่างกัน เพื่อควบคุมการดำเนินงานตามหน้าที่ของผู้ประมวลผลข้อมูลให้เป็นไปตามพระราชบัญญัตินี้ นี่ไม่ใช่เพียงทางเลือกที่ "ควรพิจารณา" แต่เป็นข้อกำหนดตามกฎหมายเมื่อความสัมพันธ์เข้าเงื่อนไข Data Controller–Data Processor

ข้อตกลงดังกล่าวอาจจัดทำเป็น Data Processing Agreement (DPA) โดยเฉพาะ หรือรวมไว้เป็นส่วนหนึ่งของสัญญาบริการก็ได้ ส่วนข้อตกลงรักษาความลับ (NDA) มีขอบเขตต่างออกไป โดยเน้นความลับทางธุรกิจ ความลับของลูกความ และข้อมูลอื่นที่อาจไม่ใช่ข้อมูลส่วนบุคคล ดังนั้น ในบางกรณีสำนักงานอาจจำเป็นต้องมีทั้งข้อกำหนดด้านการรักษาความลับและข้อกำหนดด้านการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลควบคู่กัน ไม่ใช่เลือกอย่างใดอย่างหนึ่ง

การจัดการศัพท์กฎหมายและความสอดคล้องของเอกสาร

ควรส่งเฉพาะเอกสารและข้อมูลบริบทเท่าที่จำเป็นต่อการแปล เพื่อลดการเปิดเผยข้อมูลเกินความจำเป็น หากต้องส่งข้อมูลเพิ่มเติม ควรกำหนดสิทธิการเข้าถึง ช่องทางรับส่งไฟล์ และวิธีลบหรือคืนข้อมูลหลังสิ้นสุดงานให้ชัดเจน

สำหรับสำนักงานที่มีปริมาณงานสม่ำเสมอ การจัดทำรายการคำศัพท์ (glossary) หรือฐานข้อมูลคำศัพท์เฉพาะของสำนักงาน (terminology database) ช่วยให้คำแปลแต่ละครั้งใช้คำศัพท์ที่สอดคล้องกัน ลดความคลาดเคลื่อนเมื่อมีผู้แปลหลายคนทำงานในคดีต่อเนื่องกัน

รูปแบบความร่วมมือสำหรับสำนักงานทนายความ

• งานเป็นครั้งคราว เหมาะสำหรับสำนักงานที่มีคดีเกี่ยวข้องกับเอกสารต่างประเทศไม่บ่อยนัก โดยยังคงได้รับประโยชน์จากผู้แปลที่มีประสบการณ์ด้านกฎหมาย แม้จะไม่มีข้อตกลงระยะยาว
• ข้อตกลงหรือสัญญาระยะยาวสำหรับสำนักงานที่มีคดีจำนวนมาก เหมาะสำหรับสำนักงานที่รับคดีซึ่งเกี่ยวข้องกับเอกสารต่างประเทศเป็นประจำ การทำข้อตกลงปริมาณงาน (volume) หรือสัญญาระยะยาวเปิดโอกาสให้กำหนดกรอบเวลาตอบรับงาน ระยะเวลาดำเนินการ ช่องทางสำหรับงานเร่งด่วน หรือการสำรองกำลังการผลิตไว้ล่วงหน้าอย่างชัดเจนในข้อตกลงบริการ (SLA)

ไม่ว่าจะเลือกรูปแบบใด การมีข้อกำหนดรักษาความลับและข้อตกลงด้านข้อมูลส่วนบุคคลที่ชัดเจนตั้งแต่ต้นควรเป็นส่วนหนึ่งของความร่วมมือเสมอ

วิธีเลือกบริษัทแปลเอกสารกฎหมาย

เมื่อพิจารณาผู้ให้บริการแปลเอกสารกฎหมาย นอกจากความเร็วและราคา สำนักงานทนายความควรตรวจสอบประเด็นต่อไปนี้ประกอบด้วย

• ประสบการณ์ด้านเอกสารกฎหมายและประเภทเอกสารที่เคยรับแปล
• กระบวนการตรวจทานงานแปล และผู้ตรวจทานมีพื้นฐานด้านกฎหมายหรือไม่
• มาตรฐานการรักษาความลับ และความพร้อมในการทำ NDA หรือ DPA
• รองรับรูปแบบไฟล์และการทำงานแบบ bilingual หรือ track changes หรือไม่
• มีระบบคำศัพท์เฉพาะ (glossary) สำหรับลูกค้าประจำหรือไม่
• ช่องทางรับส่งไฟล์และแนวทางลบหรือคืนข้อมูลหลังสิ้นสุดงาน
• เงื่อนไขการรับงานเร่งด่วน
• ให้บริการเฉพาะงานแปล หรือมีการรับรองคำแปล/ประสานงานกับ Notarial Services Attorney ตามความจำเป็นด้วย

หากตกลงกระบวนการตรวจสอบความขัดแย้งในการรับงานไว้ล่วงหน้า ผู้ให้บริการแปลประจำอาจช่วยตรวจสอบได้ว่าเคยเกี่ยวข้องกับงานของคู่กรณีหรือเรื่องเดียวกันมาก่อนหรือไม่ ทั้งนี้ การตรวจสอบดังกล่าวควรใช้ข้อมูลเท่าที่จำเป็น จำกัดผู้เข้าถึง และไม่ควรเปิดเผยรายละเอียดของลูกค้ารายอื่นเกินกว่าที่จำเป็นต่อการตัดสินใจรับงาน ทั้งนี้ ผู้ให้บริการแปลไม่ได้มีหน้าที่ตรวจสอบผลประโยชน์ทับซ้อนตามมาตรฐานวิชาชีพเดียวกับทนายความ เว้นแต่จะตกลงกันไว้เป็นการเฉพาะ

บริการแปลเอกสารกฎหมายสำหรับสำนักงานทนายความโดย WPK

WPK Notary & Translation Services ให้บริการแปลเอกสารกฎหมายและเอกสารประกอบคดีในหลายภาษา เช่น ไทย อังกฤษ ญี่ปุ่น สเปน เกาหลี จีน เป็นต้น ครอบคลุมสัญญา หนังสือรับรองบริษัท คำฟ้อง คำให้การ หนังสือโต้ตอบ คำสั่งหรือเอกสารจากศาล และพยานเอกสารประกอบคดี

งานแปลด้านกฎหมายได้รับการตรวจทานโดยผู้มีพื้นฐานหรือประสบการณ์ด้านกฎหมายก่อนส่งมอบทุกฉบับ รองรับการทำงานแบบ bilingual และไฟล์ track changes สำหรับสำนักงานที่มีปริมาณงานสม่ำเสมอ WPK สามารถจัดทำรายการคำศัพท์ (glossary) เฉพาะของสำนักงานเพื่อรักษาความสอดคล้องของคำแปลในระยะยาว

สำหรับสำนักงานทนายความที่สนใจความร่วมมือระยะยาว WPK ยินดีหารือเรื่องข้อกำหนดรักษาความลับ ข้อตกลงการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลตามที่กฎหมายกำหนด รายการศัพท์ประจำสำนักงาน ช่องทางรับส่งไฟล์ และกรอบเวลาดำเนินการสำหรับงานต่อเนื่อง เพื่อให้เหมาะกับลักษณะงานของแต่ละสำนักงาน

ทั้งนี้ การจัดทำคำแปล หนังสือรับรองคำแปล หรือการรับรองรูปแบบอื่นตามที่ตกลงกัน ไม่เป็นการรับประกันว่าศาลหรือหน่วยงานจะรับฟังเอกสารหรือให้ผลตามที่ผู้ยื่นร้องขอ การรับฟังและชั่งน้ำหนักพยานหลักฐานยังขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริง กฎหมาย คำสั่งศาล และดุลพินิจของศาลในแต่ละคดี

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

1. สำนักงานทนายความควรทำ NDA กับผู้ให้บริการแปลหรือไม่?

ควรมีข้อกำหนดรักษาความลับที่ชัดเจน เพราะเอกสารคดีอาจมีความลับของลูกความ ความลับทางการค้า และข้อมูลส่วนบุคคล หากผู้ให้บริการแปลมีสถานะเป็นผู้ประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล สำนักงานทนายความในฐานะผู้ควบคุมข้อมูลยังต้องจัดให้มีข้อตกลงควบคุมการประมวลผลตามมาตรา 40 ของพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลด้วย ทั้งนี้ NDA และข้อตกลงการประมวลผลข้อมูลมีวัตถุประสงค์ต่างกันและอาจต้องใช้ควบคู่กัน

2. เมื่อส่งเอกสารคดีให้แปล ใครเป็นผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคล?

โดยทั่วไป หากสำนักงานทนายความเป็นผู้กำหนดวัตถุประสงค์ของการใช้ข้อมูล และผู้ให้บริการแปลดำเนินการตามคำสั่งของสำนักงาน สำนักงานมักมีสถานะเป็นผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคล ส่วนผู้ให้บริการแปลอาจเป็นผู้ประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล อย่างไรก็ดี ต้องพิจารณาบทบาทและการดำเนินงานจริงของแต่ละฝ่ายในแต่ละกรณี

3. พาร์ทเนอร์แปลประจำช่วยงานเร่งด่วนได้อย่างไร?

การมีขั้นตอนส่งงาน รูปแบบไฟล์ รายการศัพท์ ผู้ประสานงาน และวิธีตรวจรับงานที่ตกลงกันไว้แล้ว ช่วยลดเวลาเริ่มต้นและลดการสอบถามซ้ำ ส่วนกำหนดเวลาสำหรับงานเร่งด่วน การสำรองกำลังการผลิต หรือการให้ลำดับความสำคัญควรระบุไว้ในข้อตกลงบริการ และขึ้นอยู่กับปริมาณงานกับความพร้อมในขณะนั้น

4. ผู้แปลเอกสารกฎหมายจำเป็นต้องเป็นทนายความหรือไม่?

ไม่จำเป็นในทุกกรณี แต่ควรมีความรู้ด้านภาษาและศัพท์กฎหมายที่เกี่ยวข้อง รวมถึงมีกระบวนการตรวจทานที่เหมาะสมกับวัตถุประสงค์ของเอกสาร สำหรับเอกสารที่มีประเด็นซับซ้อน สำนักงานทนายความควรตรวจความหมายทางกฎหมายและข้อเท็จจริงก่อนนำไปใช้

5. ควรส่งเอกสารทั้งสำนวนให้ผู้แปลหรือไม่?

ควรส่งเฉพาะเอกสารและข้อมูลบริบทเท่าที่จำเป็นต่อการแปล เพื่อลดการเปิดเผยข้อมูลเกินความจำเป็น หากต้องส่งข้อมูลเพิ่มเติม ควรกำหนดสิทธิการเข้าถึง ช่องทางรับส่งไฟล์ และวิธีลบหรือคืนข้อมูลหลังสิ้นสุดงานให้ชัดเจน

6. ค่าใช้จ่ายสำหรับความร่วมมือระยะยาวคิดอย่างไร?

ขึ้นอยู่กับปริมาณงาน ประเภทเอกสาร ภาษา และเงื่อนไขที่ตกลงกัน แนะนำให้ติดต่อหารือโดยตรงเพื่อประเมินรูปแบบความร่วมมือที่เหมาะสมกับสำนักงาน