ทักไลน์
เมื่อคุณได้ COE แล้ว กำลังจะย้ายไปทำงานหรือเรียนต่อที่ญี่ปุ่น ในมือมีทะเบียนบ้านกับใบปริญญา และคิดว่าต้องเอาทุกฉบับไปประทับตราที่กระทรวงการต่างประเทศ แล้วต่อด้วยสถานทูตญี่ปุ่น
แต่พอทำจริง ขั้นที่สองกลับทำไม่ได้ เพราะสถานเอกอัครราชทูตญี่ปุ่นประจำประเทศไทยระบุไว้ในหน้าบริการหนังสือรับรองว่า 「外国の公文書は取り扱いません」 หรือไม่รับดำเนินการเอกสารราชการต่างประเทศ ซึ่งรวมเอกสารราชการไทยด้วย ส่วนเอกสารไทยไปใช้ที่ญี่ปุ่นต้องผ่านการรับรองหรือไม่ ขึ้นกับว่าคุณยื่นให้หน่วยงานไหนในญี่ปุ่น และหน่วยงานส่วนใหญ่ที่เราตรวจดูถามหาสิ่งเดียวกันก่อน คือคำแปลภาษาญี่ปุ่น
เอกสารไทยไปใช้ที่ญี่ปุ่น: กติกาอยู่ที่หน่วยงานปลายทาง
ญี่ปุ่นเป็นภาคีอนุสัญญา Apostille (อนุสัญญากรุงเฮก ค.ศ. 1961) มาตั้งแต่ปี 2513 ไทยยื่นภาคยานุวัติสารเมื่อวันที่ 30 มิถุนายน 2569 และอนุสัญญาจะมีผลกับไทยในวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 ข้อมูลของ HCCH ซึ่งเป็นองค์กรที่ดูแลอนุสัญญา ระบุให้กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ เป็นหน่วยงานผู้ออก Apostille ของไทย
ระหว่างนี้ ถ้าหน่วยงานปลายทางขอให้รับรอง ก็ยังใช้การรับรองนิติกรณ์ (Legalization) ที่กรมการกงสุลตามเดิม
ในญี่ปุ่น แต่ละหน่วยงานกำหนดรายการเอกสารของตัวเอง คำถามแรกจึงเป็น “ใครเป็นคนรับเอกสาร” แล้วค่อยถามว่าต้องรับรองหรือไม่
เอกสารไทยไปใช้ที่ญี่ปุ่น แยกตามหน่วยงาน
ตม. ญี่ปุ่น: ขอ COE วีซ่า หรือเปลี่ยนสถานะ
สำนักงานตรวจคนเข้าเมืองญี่ปุ่น (出入国在留管理庁) ให้แนบคำแปลภาษาญี่ปุ่นกับเอกสารที่เป็นภาษาต่างประเทศ และตอบไว้ใน Q&A ว่าถ้าแปลถูกต้องและมีลายมือชื่อผู้แปล ใครแปลก็ได้ รายการเอกสารที่เผยแพร่ของสถานะที่คนไทยใช้บ่อย เช่น วีซ่าทำงาน นักเรียน คู่สมรสคนญี่ปุ่น และผู้ติดตาม ไม่ได้กำหนดให้รับรองนิติกรณ์หรือทำ Apostille
แต่เจ้าหน้าที่ขอเอกสารเพิ่มเป็นรายกรณีได้เสมอ
จดทะเบียนบริษัทที่สำนักงานกิจการกฎหมาย (法務局)
ถ้าคุณเป็นกรรมการคนไทยที่ไม่มีตราประทับจดทะเบียนในญี่ปุ่น กระทรวงยุติธรรมญี่ปุ่นให้ใช้หนังสือรับรองลายมือชื่อที่ออกโดยหน่วยงานรัฐของประเทศสัญชาติแทน และนับรวมสถานเอกอัครราชทูตหรือสถานกงสุลไทยในญี่ปุ่นด้วย เอกสารภาษาต่างประเทศต้องแนบคำแปลภาษาญี่ปุ่น โดยหลักต้องแปลทั้งฉบับ และห้ามตัดส่วนที่ระบุผู้ออกเอกสาร
รายละเอียดของแต่ละเคสต่างกันได้มาก ควรถามสำนักงานกิจการกฎหมายที่จะยื่นก่อนเตรียมเอกสาร
ทะเบียนครอบครัวที่เขตหรือเทศบาล
งานทะเบียนครอบครัว (戸籍) ต้องแนบคำแปลภาษาญี่ปุ่นทุกฉบับและระบุชื่อผู้แปล กระทรวงยุติธรรมญี่ปุ่นเขียนไว้ว่าเจ้าตัวแปลเองก็ได้
กรณีจดทะเบียนสมรสที่ญี่ปุ่นก่อน ฝั่งไทยกำหนดขั้นตอนเพิ่ม เอกสารแนะนำของสถานกงสุลใหญ่ ณ นครโอซากา ให้รับรองเอกสารไทยที่กรมการกงสุล แปลเป็นภาษาญี่ปุ่น แล้วนำไปรับรองที่สถานกงสุลใหญ่ฯ ภายใน 3 เดือนนับจากวันที่กรมการกงสุลรับรอง ถ้าจดที่อำเภอไทยก่อน ขั้นตอนอยู่ในบทความการจดทะเบียนสมรสระหว่างคนไทยกับคนญี่ปุ่น กรณีจดในไทยก่อน
มหาวิทยาลัยและโรงเรียน
แต่ละแห่งกำหนดเอง บางคณะขอคำแปลที่มหาวิทยาลัยต้นทางออกให้ บางแห่งรับสำเนาที่มหาวิทยาลัยต้นทาง สถานทูต หรือโนตารีรับรอง และบางแห่งเขียนชัดว่าไม่รับคำแปลจากบริษัทแปล ก่อนแปลอะไร ให้เปิดระเบียบการรับสมัคร (募集要項) ของที่ที่คุณจะสมัครก่อน
เปลี่ยนใบขับขี่ไทยเป็นใบขับขี่ญี่ปุ่น
ตำรวจญี่ปุ่นรับคำแปลใบขับขี่จากผู้แปลที่กำหนดเท่านั้น เช่น JAF หรือสถานทูตและสถานกงสุลของประเทศที่ออกใบขับขี่ คำแปลจากสำนักงานแปลหรือโนตารีใช้ยื่นไม่ได้ และ Apostille ไม่เกี่ยวกับขั้นตอนนี้
ขั้นตอนเตรียมเอกสารไทยไปใช้ที่ญี่ปุ่น
- ถามหน่วยงานปลายทางในญี่ปุ่น ว่าต้องใช้เอกสารอะไร ต้นฉบับหรือสำเนา ต้องรับรองหรือไม่ และใครแปลได้ ระยะเวลาตอบกลับขึ้นกับหน่วยงานนั้น
- ขอเอกสารจากหน่วยงานไทยที่ออก เช่น สำนักทะเบียนอำเภอหรือเขต มหาวิทยาลัย หรือกรมพัฒนาธุรกิจการค้า ระยะเวลาขึ้นกับหน่วยงานที่ออก
- ยื่นรับรองที่กรมการกงสุล เฉพาะเมื่อปลายทางขอ ก่อน 28 กุมภาพันธ์ 2570 เป็นการรับรองนิติกรณ์ หลังวันนั้นเป็น Apostille ตามช่องทางที่กรมการกงสุลจะประกาศ ระยะเวลาขึ้นกับกรมการกงสุล
- แปลเป็นภาษาญี่ปุ่น ระบุชื่อและลายมือชื่อผู้แปลตามรูปแบบที่หน่วยงานปลายทางกำหนด ระยะเวลาขึ้นกับจำนวนและความยาวของเอกสาร
- ทำขั้นตอนเพิ่มที่ฝ่ายไทยกำหนด ถ้ามี เช่น การรับรองที่สถานกงสุลใหญ่ไทยในญี่ปุ่นสำหรับการจดทะเบียนสมรส ระยะเวลาขึ้นกับสถานกงสุล
ข้อมูลและเอกสารที่ควรเตรียม
- รายการเอกสารจากหน่วยงานปลายทางในญี่ปุ่น (ภาพหน้าเว็บหรืออีเมลตอบกลับ)
- เอกสารไทยฉบับจริงที่ออกโดยหน่วยงานที่ถูกต้อง
- สำเนาบัตรประชาชนหรือหนังสือเดินทาง
- ชื่อสะกดภาษาอังกฤษให้ตรงกับหนังสือเดินทาง เพื่อใช้ในคำแปล
หลัง 28 กุมภาพันธ์ 2570 อะไรเปลี่ยนบ้าง
ข้อ 3 ของอนุสัญญากำหนดให้ Apostille เป็นพิธีการเดียวที่ประเทศปลายทางเรียกได้ เพื่อรับรองลายมือชื่อ ฐานะของผู้ลงนาม และตราประทับบนเอกสาร ถ้ากฎหรือแนวปฏิบัติของประเทศปลายทางไม่ได้เรียกการรับรองอยู่แล้ว ก็เรียก Apostille ไม่ได้เช่นกัน
ผลที่น่าจะเกิดกับเอกสารไทยไปใช้ที่ญี่ปุ่น
- เปลี่ยน: ถ้าหน่วยงานญี่ปุ่นขอให้รับรอง Apostille จากกรมการกงสุลฉบับเดียวควรใช้ได้ อ่านเปรียบเทียบสองระบบได้ที่Apostille กับ Legalization ต่างกันยังไง
- เหมือนเดิม: กติกาเรื่องคำแปล เพราะ Apostille ไม่ได้รับรองคำแปล และเอกสารที่สถานทูตหรือสถานกงสุลออกเองอยู่นอกอนุสัญญา (ข้อ 1)
ส่วนที่ยังไม่ประกาศ คือช่องทางยื่นและหลักเกณฑ์ช่วงเปลี่ยนผ่านของกรมการกงสุล และขั้นรับรองที่สถานกงสุลไทยในญี่ปุ่นจะยังคงอยู่หรือไม่
อีกเรื่องที่ควรรู้ ประเทศภาคีคัดค้านการเข้าเป็นภาคีของไทยได้ภายใน 6 เดือนนับจากได้รับแจ้ง ซึ่งจะครบราวปลายเดือนธันวาคม 2569 ณ วันที่เราตรวจ ฐานข้อมูลของเนเธอร์แลนด์ในฐานะผู้เก็บรักษาอนุสัญญายังไม่มีบันทึกการคัดค้าน ภาพรวมฝั่งไทยอ่านต่อได้ที่Apostille ไทย เริ่มใช้ 28 กุมภาพันธ์ 2570 เตรียมตัวอย่างไร
หน่วยงานญี่ปุ่นเป็นผู้ตัดสินว่ารับเอกสารหรือไม่ เราจึงไม่อาจรับประกันได้ว่าหน่วยงานปลายทางจะยอมรับเอกสารนั้นในทุกกรณี
WPK ช่วยอะไรได้บ้าง
- ตรวจรายการเอกสารก่อนยื่น ไล่ดูตามข้อกำหนดของหน่วยงานปลายทาง เพื่อไม่ให้คุณรับรองเอกสารที่ไม่มีใครขอ หรือขาดฉบับที่ขอ
- แปลเอกสารไทยเป็นภาษาญี่ปุ่น พร้อมระบุชื่อและลายมือชื่อผู้แปล สำหรับงานที่หน่วยงานรับคำแปลจากผู้แปลทั่วไป เช่น ตม. และงานทะเบียนครอบครัว
- ยื่นรับรองที่กรมการกงสุลแทนคุณ ด้วยหนังสือมอบอำนาจ
ถ้าหน่วยงานปลายทางกำหนดผู้แปลเฉพาะ เช่น ใบขับขี่ หรือมหาวิทยาลัยที่ไม่รับคำแปลจากบริษัทแปล เราจะบอกคุณตั้งแต่ต้น
คำถามที่พบบ่อย
เอกสารไทยไปญี่ปุ่นต้องรับรองที่สถานทูตญี่ปุ่นไหม
ไม่ต้อง และทำไม่ได้ สถานทูตญี่ปุ่นประจำประเทศไทยไม่รับดำเนินการเอกสารราชการต่างประเทศ ถ้าหน่วยงานปลายทางขอให้รับรอง ให้ยื่นที่กรมการกงสุล
ยื่น COE หรือวีซ่าญี่ปุ่นต้องใช้คำแปลจากนักแปลรับรองไหม
ตม. ญี่ปุ่นรับคำแปลจากใครก็ได้ ถ้าแปลถูกต้องและมีลายมือชื่อผู้แปล
หลังไทยใช้ Apostille แล้ว เอกสารที่รับรองนิติกรณ์ไว้ก่อนยังใช้ได้ไหม
ยังไม่มีประกาศหลักเกณฑ์ช่วงเปลี่ยนผ่าน ให้ถามหน่วยงานปลายทางก่อนยื่น ควรปรึกษาทนายความไทยสำหรับกรณีของคุณ
แปลใบขับขี่ไทยเพื่อเปลี่ยนเป็นใบขับขี่ญี่ปุ่น ใครแปลได้
เฉพาะผู้แปลที่ตำรวจญี่ปุ่นกำหนด เช่น JAF หรือสถานทูตและสถานกงสุลของประเทศที่ออกใบขับขี่ ให้เช็กรายชื่อกับสถานีสอบใบขับขี่ในจังหวัดที่คุณอยู่
สรุป
เอกสารไทยไปใช้ที่ญี่ปุ่นส่วนใหญ่ต้องการคำแปลภาษาญี่ปุ่นที่ระบุผู้แปล ส่วนการรับรองขึ้นกับหน่วยงานปลายทาง และ Apostille ที่เริ่ม 28 กุมภาพันธ์ 2570 จะทำให้ขั้นรับรองสั้นลงเมื่อมีคนขอ เริ่มจากถามหน่วยงานในญี่ปุ่นว่าต้องการอะไร แล้วค่อยเตรียมเอกสารตามนั้น
ถ้าไม่แน่ใจว่าเอกสารชุดของคุณต้องผ่านขั้นไหน ทีมทนายความของเราช่วยตรวจให้ก่อนเริ่ม
โดยสามารถทักแชทตามช่องทางต่อไปนี้ (ไลน์จะตอบไวที่สุด)
📧 Email: info@wpk-notary.com
📍 Facebook: WPK Notary
📲 Line: @wpknotary
