โนตารีเอกสารเพื่อใช้ในต่างประเทศ

สิ่งที่ต้องรู้ก่อนยื่นวีซ่า จดทะเบียนสมรส หรือทำธุรกิจกับต่างชาติ

หลายคนที่ต้องเตรียมเอกสารไปใช้ต่างประเทศ ไม่ว่าจะเป็นการยื่นวีซ่าทำงาน จดทะเบียนสมรสกับคู่สมรสต่างชาติ หรือทำธุรกิจกับพาร์ทเนอร์ต่างประเทศ มักเจอคำถามเดียวกันคือ "เอกสารไทยของเราจะเอาไปใช้ต่างประเทศได้เลยไหม หรือต้องผ่านขั้นตอนอะไรก่อน" คำตอบคือ เอกสารไทยส่วนใหญ่ต้องผ่านกระบวนการโนตารีและรับรองนิติกรณ์ก่อน จึงจะได้รับการยอมรับจากหน่วยงานปลายทาง

Notary ในไทยคืออะไร ทำไมถึงจำเป็น

หลายประเทศใช้ระบบ "Notary Public" ซึ่งเป็นเจ้าหน้าที่รัฐหรือผู้ได้รับแต่งตั้งพิเศษให้รับรองเอกสาร แต่ในประเทศไทยไม่มีตำแหน่ง Notary Public แบบนั้นโดยตรง แทนที่ด้วยระบบ "ทนายความผู้ทำหน้าที่ Notarial Services Attorney" ซึ่งเป็นทนายความที่ได้รับใบอนุญาตจากสภาทนายความ และผ่านการอบรมเฉพาะทางด้านการรับรองเอกสาร (Notarial Services) โดยเฉพาะ

ทนายกลุ่มนี้มีอำนาจรับรองสิ่งต่าง ๆ เช่น ลายมือชื่อของผู้ลงนาม ความถูกต้องของสำเนาเอกสาร หรือการยืนยันตัวตนของผู้ทำเอกสาร ซึ่งเป็นขั้นตอนแรกที่จำเป็นก่อนนำเอกสารไปยื่นต่อหน่วยงานราชการเพื่อรับรองในระดับถัดไป

ขั้นตอนรับรองเอกสารเพื่อใช้ต่างประเทศ (Legalization)

ปัจจุบันเอกสารไทยที่จะนำไปใช้ต่างประเทศต้องผ่านกระบวนการที่เรียกว่า Legalization (นิติกรณ์) ซึ่งมีลำดับขั้นตอนดังนี้

• รับรองโดย Notarial Services Attorney — ทนายความรับรองลายมือชื่อหรือความถูกต้องของเอกสารต้นฉบับ
• รับรองที่กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ (MFA) — เจ้าหน้าที่กงสุลตรวจสอบและประทับตรารับรองว่าลายมือชื่อของทนายความที่ปรากฏบนเอกสารถูกต้อง
• รับรองที่สถานทูตของประเทศปลายทางในไทย (กรณีประเทศปลายทางกำหนดให้ต้องผ่านขั้นตอนนี้เพิ่มเติม)

เมื่อผ่านครบทุกขั้นตอนแล้ว เอกสารจึงจะถูกยอมรับจากหน่วยงานปลายทาง เช่น สำนักงานตรวจคนเข้าเมือง สำนักทะเบียนราษฎร์ต่างประเทศ หรือหน่วยงานทางธุรกิจ

อัปเดตสำคัญ: ไทยกำลังจะเปลี่ยนมาใช้ระบบ Apostille

ข่าวดีสำหรับคนที่ต้องเตรียมเอกสารไปต่างประเทศบ่อย ๆ คือ ประเทศไทยกำลังอยู่ระหว่างการเข้าเป็นภาคีอนุสัญญา Apostille ซึ่งจะช่วยลดขั้นตอนการรับรองเอกสารให้เหลือเพียงขั้นตอนเดียว (แทนที่การรับรองหลายชั้นแบบปัจจุบัน)

ความคืบหน้าล่าสุด: เมื่อวันที่ 30 มิถุนายน 2569 เอกอัครราชทูตไทย ณ กรุงเฮก ได้ยื่นภาคยานุวัติสารเข้าเป็นภาคีอนุสัญญาดังกล่าวต่อเนเธอร์แลนด์ในฐานะผู้เก็บรักษาอนุสัญญาอย่างเป็นทางการแล้ว หลังจากนี้จะเข้าสู่ช่วงรับฟังข้อขัดข้องจากรัฐภาคีเป็นเวลา 8 เดือน ก่อนที่อนุสัญญาจะมีผลบังคับใช้อย่างสมบูรณ์ ซึ่งตามกำหนดการปัจจุบัน ซึ่งน่าจะอยู่ประมาณวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570

เอกสารที่มักต้องทำโนตารีเพื่อใช้ต่างประเทศ

สำหรับกลุ่มที่ต้องใช้เอกสารในต่างประเทศบ่อย เช่น ผู้ยื่นวีซ่า คู่สมรสต่างชาติ หรือเจ้าของธุรกิจที่ทำงานกับต่างประเทศ เอกสารที่มักต้องผ่านกระบวนการนี้ ได้แก่

• สำหรับวีซ่า/ทำงานต่างประเทศ: หนังสือรับรองความประพฤติ, ใบรับรองการศึกษา, ใบผ่านงาน
• สำหรับจดทะเบียนสมรสกับต่างชาติ: หนังสือรับรองสถานภาพโสด, ทะเบียนสมรส (กรณีใช้ในประเทศคู่สมรส)
• สำหรับธุรกิจระหว่างประเทศ: หนังสือรับรองบริษัท, บอจ.5, หนังสือมอบอำนาจสำหรับธุรกรรมต่างประเทศ, สัญญาต่าง ๆ

WPK ช่วยอะไรได้บ้าง

ทีม WPK ให้บริการดูแลกระบวนการรับรองเอกสารเพื่อใช้ต่างประเทศแบบครบวงจร ตั้งแต่การตรวจสอบความครบถ้วนของเอกสาร รับรองเอกสารโดยทนายความ Notarial Services Attorney ไปจนถึงการประสานงานยื่นรับรองที่กรมการกงสุลและสถานทูตปลายทาง พร้อมบริการแปลเอกสารไทย-อังกฤษ-ญี่ปุ่นควบคู่ไปด้วย เพื่อให้เอกสารพร้อมใช้งานในต่างประเทศอย่างถูกต้องและไม่มีปัญหาที่ปลายทาง

โดยสรุปแล้ว การทำโนตารีเอกสารเพื่อใช้ในต่างประเทศเป็นขั้นตอนที่ต้องอาศัยความละเอียดและความถูกต้องในทุกจุด ไม่ว่าจะเป็นการเลือกใช้ทนายความที่มีคุณสมบัติเหมาะสม การเตรียมเอกสารให้ครบตามที่หน่วยงานปลายทางกำหนด หรือการติดตามความคืบหน้าของระบบ Apostille ที่กำลังจะเข้ามาแทนที่ในอนาคต หากเตรียมตัวถูกต้องตั้งแต่ต้น ก็จะช่วยลดความเสี่ยงเอกสารถูกปฏิเสธและประหยัดเวลาได้มาก

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

Q: Notary กับ Apostille ต่างกันอย่างไร

A: Notary คือการรับรองเอกสารโดยทนายความในประเทศต้นทาง ส่วน Apostille คือใบรับรองระดับรัฐบาลตามอนุสัญญาสากลที่ทำให้เอกสารได้รับการยอมรับในประเทศภาคีทันทีโดยไม่ต้องผ่านสถานทูต ปัจจุบันไทยยังไม่ใช้ระบบ Apostille แต่กำลังอยู่ระหว่างกระบวนการเข้าเป็นภาคี

Q: ตอนนี้ไทยใช้ Apostille ได้แล้วหรือยัง

A: ยังค่ะ ไทยเพิ่งยื่นภาคยานุวัติสารอย่างเป็นทางการเมื่อ 30 มิถุนายน 2569 และคาดว่าจะมีผลบังคับใช้ประมาณวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 (ตามกำหนดการปัจจุบัน) ระหว่างนี้ควรใช้กระบวนการ Legalization แบบเดิม และควรตรวจสอบประกาศอย่างเป็นทางการจากกรมการกงสุลอีกครั้งหากท่านอ่านบทความนี้ในภายหลัง

Q: ใช้เวลานานแค่ไหนในการรับรองเอกสารครบชุด

A: ขึ้นอยู่กับประเภทเอกสารและประเทศปลายทาง โดยทั่วไปควรเผื่อเวลาล่วงหน้า โดยเฉพาะเอกสารที่ต้องขอจากหน่วยงานราชการเพิ่มเติม เช่น หนังสือรับรองความประพฤติ ซึ่งอาจใช้เวลาหลายสัปดาห์

Q: เอกสารทุกประเภทต้องผ่านสถานทูตปลายทางด้วยหรือไม่

A: ไม่จำเป็นเสมอไป ขึ้นอยู่กับข้อกำหนดของประเทศปลายทางและหน่วยงานที่รับเอกสาร ควรตรวจสอบข้อกำหนดเฉพาะของหน่วยงานปลายทางก่อนดำเนินการ

Q: แปลเอกสารเองได้ไหม หรือต้องใช้บริการแปลรับรอง

A: หลายหน่วยงานปลายทางกำหนดให้ต้องใช้คำแปลที่ผ่านการรับรองความถูกต้อง ควรตรวจสอบข้อกำหนดของหน่วยงานปลายทางก่อน และปรึกษาผู้ให้บริการแปลที่มีประสบการณ์เพื่อความถูกต้อง

หากมีเอกสารที่ต้องเตรียมไปใช้ต่างประเทศ ไม่ว่าจะเป็นวีซ่า จดทะเบียนสมรส หรือธุรกิจ ทีม WPK ยินดีให้คำปรึกษาและดูแลกระบวนการให้ครบทุกขั้นตอนค่ะ