รับรองเอกสารไปสหราชอาณาจักร (UK)

ขั้นตอนรับรองและแปลเอกสารสำหรับเรียนต่อ-ทำงานที่อังกฤษ

หลายคนที่เพิ่งได้ offer เรียนต่อมหาวิทยาลัยในสหราชอาณาจักร หรือได้งานที่ต้องย้ายไปทำงานที่ UK มักเจอปัญหาคล้ายกัน คือเตรียมเอกสารครบ แปลเองหรือจ้างแปลทั่วไปแล้ว แต่พอยื่นจริงกลับถูกตีกลับ เพราะคำแปลไม่มีคำรับรองที่หน่วยงานปลายทางต้องการ หรือเอกสารต้นฉบับยังไม่ผ่านการรับรองตามที่หน่วยงานปลายทางกำหนด ทำให้ต้องเสียเวลาแก้ไขทั้งที่ deadline ใกล้เข้ามาทุกที

บทความนี้จะอธิบายว่า การรับรองเอกสารไปสหราชอาณาจักร (UK) หรือที่หลายคนเรียกกันติดปากว่า “เอกสารไปอังกฤษ” ต้องทำอย่างไรบ้าง เอกสารแบบไหนต้องผ่านขั้นตอนไหน และคำแปลแบบไหนที่หน่วยงาน UK ยอมรับ

ทำไมเอกสารไทยอาจต้องผ่านการรับรองก่อนนำไปใช้ที่สหราชอาณาจักร

เอกสารราชการหรือเอกสารส่วนบุคคลของไทย เช่น สูติบัตร ทะเบียนบ้าน ใบแสดงผลการเรียน เมื่อนำไปใช้กับหน่วยงานต่างประเทศ บางกรณีอาจต้องผ่านกระบวนการที่เรียกว่า นิติกรณ์ (Legalisation) เพื่อยืนยันว่าเอกสารนั้นออกโดยหน่วยงานที่มีอำนาจจริง และลายมือชื่อหรือตราประทับบนเอกสารสามารถตรวจสอบได้ ทั้งนี้ ความจำเป็นในการรับรองขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์และหน่วยงานปลายทางเป็นสำคัญ ไม่ใช่ทุกเอกสารที่ต้องผ่านขั้นตอนนี้เสมอไป

สำหรับเอกสารเอกชน สำเนาเอกสาร หนังสือมอบอำนาจ หรือคำรับรองลายมือชื่อ มักต้องผ่านการรับรองจากทนายความผู้ให้บริการ Notarial Services (Notarial Services Attorney) ที่ขึ้นทะเบียนกับสภาทนายความก่อน จึงจะนำไปยื่นขอรับรองนิติกรณ์ที่กรมการกงสุลต่อได้ ส่วนเอกสารราชการที่ออกโดยหน่วยงานรัฐโดยตรงบางประเภทอาจยื่นกรมการกงสุลได้เลยโดยไม่ต้องผ่านทนายก่อน

ขั้นตอนรับรองเอกสารไทยเพื่อใช้ที่สหราชอาณาจักร มีกี่ขั้นตอน

จุดที่หลายคนไม่ทราบคือ เอกสารที่จะนำไปใช้ในสหราชอาณาจักรมักใช้ขั้นตอนที่สั้นกว่าประเทศอื่นในยุโรป เพราะตามแนวทางของ GOV.UK สถานทูตและสถานกงสุลอังกฤษไม่ให้บริการรับรองนิติกรณ์เอกสารของประเทศอื่นเลย และหากเป็นเอกสารที่ออกโดยประเทศอื่น ให้ดำเนินการกับหน่วยงานของประเทศที่ออกเอกสารนั้นแทน ดังนั้น เอกสารไทยจึงมักดำเนินการผ่านขั้นตอนของฝั่งไทยเป็นหลัก โดยทั่วไปมีดังนี้

ขั้นตอนที่ 1 — รับรองโดย Notarial Services Attorney (เฉพาะกรณีที่จำเป็น)

เช่น เอกสารเอกชน สำเนาเอกสาร หนังสือมอบอำนาจ หรือลายมือชื่อที่ต้องให้ทนายรับรองก่อนนำไปยื่นต่อกรมการกงสุล

ขั้นตอนที่ 2 — กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ

ยื่นขอรับรองนิติกรณ์เอกสาร (พร้อมคำแปล ถ้ามี) ที่กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ

เมื่อผ่านขั้นตอนเหล่านี้แล้ว เอกสารส่วนใหญ่ก็สามารถนำไปใช้ยื่นกับหน่วยงานในสหราชอาณาจักรได้ โดยไม่ต้องนำไปรับรองที่สถานทูตอังกฤษเพิ่มอีกขั้นแบบที่บางประเทศกำหนด ทั้งนี้ ควรตรวจสอบข้อกำหนดเฉพาะของหน่วยงานปลายทางแต่ละแห่งอีกครั้ง เพราะแต่ละมหาวิทยาลัยหรือหน่วยงานอาจมีเงื่อนไขต่างกัน

เอกสารที่ต้องใช้สำหรับเรียนต่อหรือทำงานที่ UK มีอะไรบ้าง

• ใบแสดงผลการเรียน / ใบปริญญาบัตร (Transcript / Degree Certificate) — สำหรับยื่นสมัครเรียนหรือให้หน่วยงานประเมินคุณวุฒิ
• สูติบัตร — ใช้ยืนยันตัวตนและสัญชาติในบางกรณี
• หนังสือรับรองความประพฤติ / ประวัติอาชญากรรม — ขอได้ที่กองทะเบียนประวัติอาชญากร สำนักงานตำรวจแห่งชาติ ซึ่งใช้เวลาดำเนินการระดับหนึ่ง จึงควรเผื่อเวลาล่วงหน้า
• หนังสือรับรองฐานะการเงิน / Bank Statement — อาจใช้เป็นหลักฐานแสดงเงินทุนสำหรับยื่นวีซ่านักเรียน ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับประเภทวีซ่าและเงื่อนไขของผู้สมัครแต่ละราย
• ทะเบียนบ้าน — บางกรณีใช้ยืนยันที่อยู่อาศัยในไทย

เอกสารแต่ละประเภทอาจต้องผ่านขั้นตอนรับรองไม่เหมือนกัน ควรตรวจสอบกับหน่วยงานปลายทางหรือปรึกษาผู้เชี่ยวชาญก่อนเริ่มดำเนินการ เพื่อไม่ให้เตรียมเอกสารผิดชุด

คำแปลเอกสารสำหรับยื่น UKVI ต่างจากการรับรองนิติกรณ์อย่างไร

หลายคนเข้าใจว่าต้องนำเอกสารทุกฉบับไปผ่านนิติกรณ์เต็มขั้นตอนเสมอ แต่จริง ๆ แล้วขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ที่ใช้เอกสารนั้น

หากเอกสารไม่ใช่ภาษาอังกฤษหรือภาษาเวลส์ และใช้ยื่นเพื่อขอวีซ่ากับหน่วยงานตรวจคนเข้าเมืองของสหราชอาณาจักร (UKVI) โดยทั่วไปต้องแนบคำแปลฉบับเต็มที่สามารถตรวจสอบได้ ซึ่งมีคำรับรองความถูกต้อง วันที่แปล ชื่อเต็มและลายมือชื่อผู้แปล และข้อมูลติดต่อของผู้แปลหรือบริษัทแปล เป็นคนละขั้นตอนกับการรับรองนิติกรณ์เต็มรูปแบบผ่านทนายและกรมการกงสุล

แต่หากเอกสารนั้นจะนำไปใช้กับหน่วยงานอื่น เช่น หน่วยงานประเมินเทียบวุฒิการศึกษา สถาบันวิชาชีพ หรือการจดทะเบียนสมรสในสหราชอาณาจักร มักต้องผ่านการรับรองนิติกรณ์เต็มขั้นตอนตามที่อธิบายไว้ข้างต้นด้วย

ค่าใช้จ่ายและระยะเวลาดำเนินการ

ค่าใช้จ่ายและระยะเวลาขึ้นอยู่กับจำนวนเอกสาร ประเภทเอกสาร และความเร่งด่วนของแต่ละกรณี แนะนำให้ติดต่อสอบถามรายละเอียดโดยตรงเพื่อประเมินตามชุดเอกสารจริง

Apostille จะช่วยให้ขั้นตอนสั้นลงเมื่อไหร่

ประเทศไทยได้ยื่นภาคยานุวัติสารเข้าเป็นภาคีอนุสัญญา Apostille แล้ว โดยตามข้อมูลอย่างเป็นทางการของ HCCH (Hague Conference on Private International Law) ประเทศไทยยื่นภาคยานุวัติสารเมื่อวันที่ 30 มิถุนายน 2569 และอนุสัญญาจะมีผลใช้บังคับกับประเทศไทยในวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570

สหราชอาณาจักรเป็นภาคีอนุสัญญานี้อยู่แล้ว ดังนั้นเมื่ออนุสัญญามีผลใช้บังคับกับไทย เอกสารมหาชนของไทยที่ได้รับตรา Apostille จากหน่วยงานผู้มีอำนาจของไทยจะสามารถนำไปใช้ในสหราชอาณาจักรได้โดยไม่ต้องผ่านขั้นตอนนิติกรณ์แบบเดิม อย่างไรก็ตาม ก่อนวันที่มีผลบังคับใช้จริง ขั้นตอนการรับรองเอกสารแบบเดิมยังคงต้องใช้อยู่ และควรตรวจสอบข้อกำหนดล่าสุดกับกรมการกงสุลและหน่วยงานปลายทางอีกครั้งก่อนดำเนินการ

WPK ช่วยอะไรได้บ้าง

WPK Notary and Translation Services ให้บริการรับรองเอกสารโดยทนาย Notarial Services Attorney บริการแปลเอกสารไทย-อังกฤษพร้อมคำรับรองความถูกต้องสำหรับยื่นหน่วยงาน และให้คำแนะนำขั้นตอนนิติกรณ์เอกสารสำหรับใช้ที่สหราชอาณาจักรอย่างครบวงจร ตั้งแต่ตรวจสอบว่าเอกสารชุดไหนต้องผ่านขั้นตอนใดบ้าง ไปจนถึงประสานงานยื่นเอกสารที่กรมการกงสุลให้

คำถามที่พบบ่อย

Q: เอกสารไปสหราชอาณาจักรต้องผ่านสถานทูตอังกฤษด้วยไหม?

A: โดยทั่วไปไม่ต้อง เนื่องจากสถานทูตและสถานกงสุลอังกฤษไม่ให้บริการรับรองนิติกรณ์เอกสารของประเทศอื่น แต่ควรตรวจสอบกับหน่วยงานปลายทางเฉพาะกรณีอีกครั้ง

Q: แปลเอกสารเองได้ไหม ไม่ต้องจ้างแปล?

A: ขึ้นอยู่กับข้อกำหนดของหน่วยงานปลายทาง สำหรับการยื่น UKVI ผู้แปลควรเป็นบุคคลอื่นที่ไม่ใช่ตัวผู้ยื่นเอกสารเอง และคำแปลต้องมีคำรับรองความถูกต้องครบตามที่กำหนด

Q: ใช้เวลานานแค่ไหนในการรับรองเอกสารครบชุด?

A: ขึ้นอยู่กับประเภทเอกสารและจำนวนเอกสาร โดยเฉพาะหากต้องขอหนังสือรับรองความประพฤติซึ่งต้องใช้เวลาดำเนินการที่หน่วยงานต้นทางก่อน จึงควรเผื่อเวลาล่วงหน้าไม่ควรทิ้งไว้ใกล้ deadline

Q: ตอนนี้ไทยใช้ระบบ Apostille แล้วหรือยัง?

A: ยังไม่มีผลใช้บังคับในทางปฏิบัติ ณ ขณะนี้ ตามข้อมูลของ HCCH อนุสัญญาจะมีผลใช้บังคับกับประเทศไทยในวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 ก่อนถึงวันดังกล่าวยังต้องใช้ขั้นตอนรับรองเอกสารแบบเดิม

Q: ต้องเตรียมเอกสารกี่ชุด?

A: ขึ้นอยู่กับข้อกำหนดของแต่ละมหาวิทยาลัยหรือหน่วยงาน บางแห่งต้องการต้นฉบับ บางแห่งยอมรับสำเนาที่รับรองแล้ว แนะนำให้ขอเอกสารเผื่อไว้หลายชุดตั้งแต่แรก